Avez-vous pris cette habitude lorsque vous ouvrez votre boite de réception mails ?

Imaginez, lorsque vous rentrez chez vous le soir, vous ouvrez votre boite aux lettres et que faites-vous ?

Vous faites un premier tri en jetant les prospectus qui ne vous intéressent pas sans même les feuilleter. Vous dépouillez ensuite le reste du courrier avec plus d’attention….

Pourtant, c’est un automatisme que l’on applique beaucoup moins systématiquement quand on se retrouve devant notre boite de réception mails.

 

Les personnes que j’accompagne en coaching individuel prennent conscience qu’elles conservent souvent des mails qu’elles auraient pu supprimer à la simple lecture de l’objet ou de l’expéditeur! C’est devenu une habitude…

En moyenne, il y a environ 30% des mails qui peuvent être supprimés immédiatement !
Il ne s’agit pas de spams ou de courriers indésirables mais plutôt de mails pour lesquels vous êtes en « copie » et dont le contenu ne vous concerne pas. Vous pouvez également être en « destinataire principal » d’un mail qui contient une information qui ne mérite pas d’être conservée après que vous en ayez pris connaissance.

Autant de mails qui ne « pollueront » plus votre boite si vous décidez de les supprimer tout de suite.

 

Mais parfois, ce n’est pas si simple, vous hésitez à supprimer certains mails immédiatement ?

Vous estimez qu’il n’est pas nécessaire de les classer dans un dossier mais
vous voudriez juste pouvoir les retrouver « au cas où » ?

Ce sont souvent des mails d’information qui n’auront plus aucune importance au-delà d’une certaine date ou des mails qui vous permettraient de vous justifier sur un point particulier, des accusés de réception ou de lecture….
Vous les laissez donc dans la boite de réception, en attendant…
Et en attendant, ils vous encombrent l’esprit !

 Alors comment faire ?

Je vous propose de créer tout simplement un dossier « Au cas où » pour y glisser ces mails que vous ne pouvez pas supprimer immédiatement. Vous allez ainsi vider votre boîte de réception comme votre boîte aux lettres à la maison !

Toutefois, ce sera une des rares exceptions. j’explique dans l’article précédent « Comment Classer ses Mails avec Outlook? » pourquoi je déconseille de stocker vos mails dans votre messagerie Outlook ou Lotus.

Pour résumer, vous placerez les mails ;

Soit dans les dossiers « windows »,
Soit dans le dossier « Au cas où ».

Sinon n’hésitez pas à les supprimer.

Votre boite de réception mails mérite, elle aussi, un bon ménage de printemps !

Vous vous sentirez plus « léger »,
vous aurez les idées plus claires !

Pour ceux qui n’ont pas encore vu la vidéo « Comment Maîtriser Votre Boîte de Réception E-Mails, 5 Habitudes à Changer ! »

Le tutoriel vidéo est accessible ici (à la minute 7’44 »)