Pierre, votre collaborateur vient de déposer un dossier sur votre siège afin que vous vous en occupiez dès votre retour ?
Alors que vous savez au fond de vous-même que ce n’est certainement pas la priorité du moment vous vous dites, allez je m’en occupe tout de suite, ce sera fait !…
Dans l’article précédent, nous avons vu que si vous étiez au volant de votre voiture, c’est un peu comme si votre passager venait d’agripper le volant pour vous faire changer de direction !
Voici 2 astuces pour ne plus vous laisser influencer par votre entourage quant à l’ordre de traitement des actions qui vous incombent
Pour ce qui concerne les documents « papier »
Réservez une corbeille courrier pour tous les documents, notes, post’it « entrants » ou en « Arrivée ».
Cette corbeille courrier est l’équivalent de votre boite aux lettres à la maison.
En principe, le facteur ne dépose pas les lettres sur le paillasson ou sous un pot de fleurs. Il ne les glisse pas non plus sous la porte, même quand il s’agit d’une relance de facture impayée 😉
Dans votre bureau, c’est la même chose,
indiquez à vos collaborateurs qu’ils devront désormais déposer les documents dans cette corbeille « boite aux lettres ».
A ce stade, tous ces documents sont à considérer avec la même attention. Peu importe le lieu où ils ont été déposés.. C’est à vous ensuite de décider les priorités que vous allez affecter à chacune des demandes d’actions qu’ils contiennent.
Pour ce qui concerne les mails
Supprimez la colonne « importance » (Outlook™10) dans la boite de réception. C’est à vous seul de juger si un mail est important ou non.
Ce qu’un collaborateur qualifie d’important n’est peut-être qu’un détail pour vous !
« Important », « Urgent » sont des termes plein de subjectivité NE VOUS LAISSEZ PLUS INFLUENCER en tout cas pas pour ça !
De toute façon, quand vous aurez des dizaines de mails avec un point d’exclamation « importance haute » vous ne tiendrez plus compte de cet indicateur…
Comme pour les documents papier qui vous sont envoyés par la poste, tous les mails contenus dans votre boite de réception sont à lire. Bien sûr, vous jetterez directement tout ce qui ressemble à de la publicité si vous n’y voyez pas d’intérêt.
C’est à nouveau à vous de décider les priorités que vous allez affecter à chacune des demandes d’actions qu’ils contiennent.
Pour supprimer la colonne importance dans Outlook™10,
Cliquez droit sur l’entête de colonne « point d’exclamation » puis
Sélectionnez Supprimer la colonne.
D’une manière générale, toutes les informations entrantes sont à prendre en compte.
Pour être sûr de ne pas en manquer Elles doivent être regroupées dans des points d’arrivées bien définis. Et vous devrez vider tous les jours chaque « point d’entrée » comme votre boite aux lettres.
- Corbeilles courriers pour le papier,
- Boite de réception pour les mails,
- Messagerie vocale du téléphone portable et du fixe… sont autant de boites aux lettres à vider.
Analysez ensuite leur contenu pour décider de ce que vous en faites et pour quand sans laisser aux autres le soin de le faire à votre place….
Thierry Compagne est consultant et formateur en organisation personnelle. Il partage les astuces et techniques avancées d’organisation personnelle qu’il dispense depuis plus de 10 ans lors de formations et coaching en entreprise.
