Nous utilisons de plus en plus les agendas électroniques que ce soit à titre professionnel ou personnel.
C’est très souple d’utilisation, on peut décaler, supprimer ou modifier facilement des rendez-vous.
J’ai mis du temps à m’habituer à l’utilisation de l’agenda électronique parce quel je manquais de repères visuels.
Dans mon agenda papier, je surlignais au feutre fluo, entourais au crayon des rendez-vous importants.
Comment retrouver des repères visuels efficaces dans notre calendrier Outlook™ ?
En utilisant les étiquettes couleurs ! Mais il y a, à mon avis, une règle à respecter pour que ce soit efficace….
Les agendas des personnes que j’accompagne sont souvent multicolores 😉
du bleu pour les réunions,
du vert pour les rendez-vous personnels,
du jaune pour les appels téléphonique,
du rouge pour les rendez-vous importants,
du violet pour les réunions de services,
du violet pour les déplacement,
du gris pour les séances de conférences téléphonique,
de l’orange pour les séances de travail au bureau,
du bleu foncé pour les rendez-vous chez le médecin….
Bref c’est joli comme un champ de fleurs au printemps mais, très souvent, elles me disent s’y perdre « un peu » !
Un rendez-vous chez le médecin est personnel. Il pourrait donc porter l’étiquette de couleur vert ou bleu foncé
et en plus, c’est important donc rouge…. alors, quelle couleur choisir? ,
Affecter des étiquettes couleur en fonction de la destination ou de ce pourquoi on a rendez-vous va forcément poser un problème à un moment ou à un autre…
Du coup vous allez perdre les repères visuels que vous en attendiez !
L’agenda est un outil de mesure de l’occupation de votre temps.
les étiquettes couleurs devraient donc être affectées en fonction du seul critère temps.
Ainsi votre rendez-vous chez le médecin est rouge parce que vous allez estimer qu’il est « NON reportable ».
A l’inverse, tous les espaces temps qui peuvent être décalés sans conséquence seront qualifiés avec l’étiquette « Temps reportable » de couleur vert
Les espaces temps reportables qui sont soumis à une date butoir seront marqués d’une étiquette « Temps reportable avec date butoir ». Les temps nécessaires à la préparation de la prochaine Réunion de service seront ainsi étiquetés avec la couleur Orange.
Je vous conseille également de créer une étiquette de couleur Grise « Temps imprévu »
Vous pourrez marquer de gris, à postériori, tous les espaces temps imprévus.
ce sera une indication très intéressante pour affiner vos préparations de journée et anticiper la quantité moyenne de temps à réserver pour l’imprévu.
J’ai également créée une étiquette spécifique pour répondre à un besoin précis. Il m’arrive de devoir proposer des options de rendez-vous par mails à un fournisseur ou un client par exemple.
Jusqu’à ce que le client me confirme l’option qu’il aura choisie, je suis obligé de conserver les espaces temps correspondants aux options que je lui ai proposées.
Je les marquerai d’une étiquette de couleur vert foncé « Temps prévisionnel pour option de RDV »
Dès confirmation, je supprime les espaces temps non retenus et marque en rouge « Temps NON reportable » le rendez choisi.
La seule étiquette qui ne répond pas à un critère « temps » est celle que je réserve pour mes espaces « Temps déplacements ».
C’est une exception….elle sera de couleur bleu
Pour résumer ; il y a 6 étiquettes qui me permettent de qualifier mes espaces-temps ;
- « Temps reportable » en vert,
- « Temps reportable avec date butoir » en orange,
- « Temps NON reportable » en rouge,
- « Temps imprévu » en gris,
- « Temps prévisionnel pour option de RDV » en vert foncé,
et la dernière qui ne répond pas à un critère temps
- « Temps déplacement » en bleu
D’un seul coup d’œil, vous identifiez clairement les aménagements que vous pourriez être amené à effectuer si besoin. Ainsi, pas de modification possible de l’occupation de votre temps de 11h00 à 11h45 et de 14h15 à 16h00.
Donnez des couleurs à votre temps !
Quelles astuces et repères visuels avez-vous adoptez dans votre agenda ?
Dites le moi dans les commentaires ci-dessous.
Thierry Compagne est consultant et formateur en organisation personnelle. Il partage les astuces et techniques avancées d’organisation personnelle qu’il dispense depuis plus de 10 ans lors de formations et coaching en entreprise.
