Comment retrouver ses documents ?

• Votre bureau est recouvert d’une tonne de papiers et vous ne retrouvez plus votre clavier ?
• Avez-vous une corbeille pleine de documents « A classer » ?
• Vous avez des dizaines ou centaines de mails dans votre boite de réception sans savoir qu’en faire ?
• Classer est une corvée et vous oblige parfois à revenir au bureau le samedi pour vous y mettre « au calme »  sans être dérangé ?

Souvenez-vous,

1) Dans l’article Bien s’organiser, par où commencer nous avions vu que pour atteindre un objectif, vous avez besoin….. d’informations et de temps.
De l’information qu’il vous faudra retrouver en moins de 5 secondes pour agir le moment venu !

2) Ne démarrez plus vos séances de classement avec l’idée de ranger votre bureau ergonomique ! Vous allez à nouveau faire des « photos mentales » des lieux où vous aurez déposé vos dossiers avec les risques évoqués dans l’article Retrouver ses documents, pourquoi est-ce parfois difficile ?.

Chaque document à classer doit vous amener ce questionnement !

A partir de maintenant, dès que vous aurez un document en main, posez-vous la question ;

« Pourquoi je conserve ce document, à quoi va-t-il me servir ? »

Positionnez-vous  tout de suite en « sortie d’information » et non en « entrée »

la réponse à cette question va vous donner votre objectif. Vous allez ainsi constituer une liste d’objectifs ou thèmes pour lesquels vous souhaitez conserver de l’information, qu’elle soit sur papier ou informatisée.

Voici quelques exemples d’objectifs/thèmes pour un directeur d’hypermarché que nous appellerons Victor…

– Création d’une galerie marchande
– Projet agrandissement de la cafétéria
– Réunions encadrements suivre les compte rendus
– Suivre les investissements
– Étude stratégie de l’entreprise à 3 ans
– Suivre le plan de formation
– Recruter du personnel

Et ainsi de suite…

Vous regrouperez ensuite tous les thèmes identifiés par domaine. Un domaine est un ensemble de thèmes ayant la même logique entre eux.

Votre Système d’organisation personnelle thématique

Cette démarche va vous permettre de créer Votre Base ou Système d’Organisation Thématique dans lequel chaque dossier, document = un thème (objectif)

Le stockage de vos documents va donc se faire en fonction de l’utilisation que vous en aurez. C’est fondamental !

Pour notre exemple, les thèmes listés ci-dessus pourront se retrouver dans les domaines suivant ;

PILOTAGE

– Relation avec la CCI
– Réunion CODIR
– Étude stratégie de l’entreprise à 3 ans

FINANCIER et ADMINISTRATIF

– Suivi des investissements

EXTENSIONS

– Création d’une galerie marchande
– Projet agrandissement de la cafétéria

SOCIAL

– Suivi du plan de formation,
– Recruter du personnel.

Votre base d’organisation personnelle pose le cadre dans lequel vous retrouverez tous vos documents.

Ce cadre a des limites, pour être efficace votre base d’organisation ne comportera jamais plus de 10 domaines et jamais plus de 30 Thèmes pas domaine
Comme un entonnoir ne doit pas être trop large en haut et se resserrer suffisamment en bas !
Si votre Système compte plus de 10 dossiers d’entrée avec plus de 30 sous-dossiers il correspond d’avantage à l’entonnoir de droite… c’est moins pratique !

Selon les activités, les postes occupés et le niveau hiérarchique,
90% des personnes que j’accompagne comptent entre 5 et 10 domaines,
et 80 à 200 thèmes tous domaines confondus.
Ma base d’organisation personnelle compte 196 thèmes.
Elle couvre des thématiques à la fois professionnelles et personnelles.

Pour notre exemple ;

Dans sa pile de documents « à classer », Victor tombe sur le rapport d’Alain Barbier, un de ses collaborateurs auquel il a délégué l’étude de faisabilité de la galerie marchande.

Voici la démarche que Victor va suivre ;

Il se pose la question ; « Pourquoi je conserve ce document et à quoi va-t-il me servir ? »

Réponse ; « C’est un élément qui me  permettra de progresser vers mon objectif « Création d’une galerie marchande » !« 

Question ; « Où irai-je retrouver le rapport Barbier quand j’en aurai besoin ? »

Le rapport d’Alain BARBIER se retrouvera dans le thème (dossier) Création d’une galerie marchande qui appartient au domaine EXTENSIONS. Ainsi, tous les plans d’architecte, les devis à venir…. se retrouveront dans ce même thème.

 Ce thème apparaitra dans son système d’organisation personnelle

Retrouver ses documents avec un véritable répertoire des domaines d’actions de son activité permet d’alléger sa mémoire et de travailler plus sereinement !

Création d’une galerie marchande se retrouve dans le domaine EXTENSION N°4 et sur la ligne Thème N° 6. Ce thème portera le code 406, la centaine représente le N° du Domaine, les dizaines et unités le N° du thème.

Pour faire le lien entre votre système d’organisation personnelle
et Les dossiers suspendus, classeurs, boites archives, ils seront ainsi codifiés (Ci-contre).

Pour résumer ;

Chaque document à classer vous amènera la question suivante ;

« Pourquoi je conserve ce document, à quoi va-t-il me servir ?

la réponse à cette question va vous donner votre objectif (nous l’appellerons également thème)

Vous vous positionnez tout de suite en sortie d’information et non en entrée.

Vous regrouperez les objectifs/thèmes que vous allez identifier par domaine pour donner naissance à votre base d’organisation personnelle !

Et pour les fichiers informatiques, comment faire pour créer une arborescence claires et efficace ? Réponse très bientôt dans un prochain article !

Attention, c’est très important ;

Jamais plus de 10 domaines,

Jamais plus de 30 thèmes par domaine.

Savez-vous pour quelles raisons il est très intéressant de codifier les noms des thèmes ?

Si vous avez des suggestions, faites en part dans les commentaires ci-dessous !