Attention : dans votre agenda, cette erreur peut ruiner vos efforts de gestion du temps

Utilisation de votre agenda

Premier constat

Vous utilisez un agenda informatique : Outlook, Lotus, Google Calendar ?
Ou un agenda papier ? Peu importe !

Vous y reportez les réunions, comités, groupes de travail, les rendez-vous avec vos clients fournisseurs, collègues de travail…
Vous avez même pris soin d’estimer le temps que vous allez passer en réunions et en rendez-vous ?

Jusque là, tout va bien !

Ce qui est dommage

Mais ce qui est dommage, c’est que parfois on s’arrête là…
et du coup, l’agenda ne traduit pas l’occupation de nos journées.

En dehors des réunions et des rendez-vous, notre agenda est vide….

Est-ce que pour autant, on n’a rien fait d’autre dans notre journée ?
Bien sûr que non !

Problème n°1 de gestion d’agenda

C’est bien là le problème N°1, notre agenda ne traduit pas l’occupation de notre temps et du coup, il devient difficile de bien le gérer ; « ce temps » qui nous manque tant !

Si vous voulez pousser un peu plus loin l’utilisation de votre agenda, et en faire un véritable outil de gestion du temps, on va voir tout de suite l’ERREUR qu’il faut éviter à tout prix.

Problème n°2 : l’erreur du cahier de texte

On fait presque tous cette erreur qui remonte à notre enfance !

Je l’ai moi-même faite il y a plus de 20 ans avant que je ne m’intéresse aux techniques d’organisation et de gestion du temps…

Et c’est bien normal, c’est comme ça qu’on nous a dit de faire à l’école !!!!
Et encore aujourd’hui, ça n’a pas changé, voici l’agenda de ma fille, l’année de sa sixième, c’était l’année dernière…

Chaque jour, les devoirs à faire sont notés à la date à laquelle il devront être rendus….

Inconvénient n°1

Pas de vision d’ensemble des devoirs faits et à faire dans chaque matière.

Inconvénient n°2

Pas de planification des étapes intermédiaires.

C’est donc difficile de savoir quand démarrer un devoir pour être prêt à la date butoir.
Très difficile aussi de répartir sa charge de travail.

On est obligé de feuilleter constamment son agenda…

Inconvénient n°3

Pas de représentation réelle des temps passés et à prévoir

Inconvénient n°4

L’agenda sert également de pense bête. L’agenda devient un pense bête et un cahier de notes alors que ce n’est pas sa fonction.

Un agenda doit être un outil de mesure de l’occupation de son temps…

Alors, comment bien utiliser et optimiser son agenda ?

Tout simplement ce qu’on fait déjà, à la maison quand on s’organise pour faire les courses !

Imaginez….

Je suis sûr que dans votre agenda vous ne mettez pas :

• Sur la journée du lundi « Acheter du beurre »
• Puis sur la journée du mardi : « Passer à l’épicerie pour acheter de la farine »
• « Ne pas oublier le pain et de l’huile d’olive » le mercredi
• Et sur la journée du samedi « Les céréales, le lait, les oeufs, les produits d’entretien »… bref, la liste du reste des courses de la semaine !

Qu’est-ce que vous faites ?

Vous faites bien une « Liste de courses » à part (post’it sur le frigo, appli, peu importe le support) et vous vous notez dans votre agenda un temps pour « faire les courses » le samedi ou un jour de la semaine !

Et bien c’est exactement la même chose dans nos activités professionnelles.

Par exemple : Si on doit « Réserver une salle pour la prochaine réunion d’encadrement »

• « Appeler Magali pour préparer l’ordre du jour pour cette prochaine réunion Encadrement »
• « Faire le compte rendu à l’issue de la réunion »
• « Diffuser le compte rendu aux participants »

Le sujet pour lequel on va réserver du temps est « Réunion encadrement ».
Et toutes les actions que l’on va mener pour organiser cette réunion vont être listées à part comme pour la liste de course.

Pour résumer

Distinguez bien les sujets/thèmes pour lesquels vous menez vos actions.

Ce sont uniquement les temps passés sur les sujets/thèmes qui doivent apparaître dans votre agenda et non pas le détail des actions.

On verra dans une prochaine vidéo comment suivre toutes les actions d’un même thème. Vous verrez plus clair dans votre activité.

Votre agenda vous indiquera précisément ce pour quoi vous avez dépensé du temps.

Vous saurez établir plus précisément des « budgets temps » prévisionnels pour chacun de vos projets ou dossiers à suivre. Vous vous sentirez moins dans l’urgence !