Conseils d’organisation

Trier ses mails avec les règles permet de classer automatiquement vos mails entrants…

Vous pouvez, par exemple, décider de classer tous les mails envoyés par votre collaborateur Pierre dans un dossier qui lui sera réservé.

Vous pensez ainsi vous faciliter la tâche et gagner du temps….
C’est ce que je croyais moi-aussi mais je n’utilise plus les règles de tri parce qu’aujourd’hui, je suis convaincu qu’au contraire, trier mes mails avec les règles complique les choses.

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Imaginez, lorsque vous rentrez chez vous le soir, vous ouvrez votre boite aux lettres et que faites-vous ?

Vous faites un premier tri en jetant les prospectus qui ne vous intéressent pas sans même les feuilleter. Vous dépouillez ensuite le reste du courrier avec plus d’attention….

Pourtant, c’est un automatisme que l’on applique beaucoup moins systématiquement quand on se retrouve devant notre boite de réception mails.

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Vous recevez vingt, trente, cinquante mails par jour voir plus encore ?

Pour vous faciliter les recherches et faire du ménage dans votre boite de réception,
vous avez créé des dossiers dans votre messagerie pour les classer ?

Il y a trois inconvénients majeurs à procéder de la sorte !

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Imaginez que, chaque matin, une banque vous ouvre un compte avec 86400 euros !

Mais attention, il y a deux conditions à respecter pour en bénéficier.

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Cette fois, on y est, c’est la rentrée !
Avant toute chose, j’espère que vous avez passé d’agréables et bénéfiques vacances !
L’été étant un moment propice pour se poser, pour prendre du temps pour soi, pour recharger ses batteries et redémarrer en pleine forme dès le mois de septembre.

Avez-vous remarqué à quel point notre fonctionnement intérieur est souvent calqué sur l’année scolaire qui va de début septembre à fin juin ?
Pourtant, l’année civile démarre en janvier et finit en décembre…

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Pierre, votre collaborateur vient de déposer un dossier sur votre siège afin que vous vous en occupiez dès votre retour ?

Alors que vous savez au fond de vous-même que ce n’est certainement pas la priorité du moment vous vous dites,  allez je m’en occupe  tout de suite, ce sera fait !…

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Si vous êtes au volant de votre voiture, laisseriez vous votre passager accélérer ou freiner à votre place ?
ou agripper le volant pour changer de direction ?

A moins que vous ne soyez en train de prendre des leçons de conduite, assis dans votre voiture c’est vous qui décidez…. et assumez les conséquences de vos actes !

Pourquoi en serait-il autrement lorsque vous vous asseyez derrière votre bureau ?

et pourtant !…

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Nous utilisons de plus en plus les agendas électroniques que ce soit à titre professionnel ou personnel.

C’est très souple d’utilisation, on peut décaler, supprimer ou modifier facilement des rendez-vous.
J’ai mis du temps à m’habituer à l’utilisation de l’agenda électronique parce quel je manquais de repères visuels.
Dans mon agenda papier, je surlignais au feutre fluo, entourais au crayon des rendez-vous importants.

Comment retrouver des repères visuels efficaces dans notre calendrier Outlook™ ?

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