Trier ses Mails avec des Règles Automatiques, Attention Danger !

Trier ses mails avec les règles permet de classer automatiquement vos mails entrants…

Vous pouvez, par exemple, décider de classer tous les mails envoyés par votre collaborateur Pierre dans un dossier qui lui sera réservé.

Vous pensez ainsi vous faciliter la tâche et gagner du temps….
C’est ce que je croyais moi-aussi mais je n’utilise plus les règles de tri parce qu’aujourd’hui, je suis convaincu qu’au contraire, trier mes mails avec les règles complique les choses.

Lorsque vous traiterez les mails qui sont allés automatiquement se ranger dans les dossiers, c’est un peu comme si vous deviez ouvrir une multitude de boites aux lettres pour relever votre courrier.

Ce n’est pas pratique et finalement vous perdez du temps !

Les critères de tri que vous avez paramétrés peuvent envoyer un mail dans le mauvais dossier.

Effectivement les règles sont souvent créées en définissant une condition en fonction de l’objet ou de l’expéditeur.

Si l’objet du mail est modifié par l’expéditeur, votre règle ne fonctionne plus. Elle peut placer ce mail dans un autre dossier que vous ne consulterez peut-être pas. Au mieux, vous serez relancé par votre interlocuteur, au pire vous louperez peut-être l’affaire du siècle…

Les pannes et « erreurs d’aiguillage » peuvent couter très cher…..

Plus les règles créées sont nombreuses et compliquées,plus vous augmentez les risques d’erreurs et de confusions.

Toutefois, on peut envisager deux exceptions ;

• Les règles pour les newsletters dont l’objet et/ou l’expéditeur est souvent le même et

• les règles permettant de classer les mails envoyés automatiquement par un « robot ».

Par exemple, un de mes clients ayant la responsabilité du suivi d’un parc de chaudières reçoit des dizaines de mails de relevés de températures envoyées par un « logiciel robot ».

Ils sont toujours intitulés de la même manière et dans ce cas, la règle de classement peut être mise en place sans risque et vous faciliter la gestion de votre boîte de réception mails.

Si vous avez paramétré quelques règles de tri automatiques dans votre boite de réception mails, pourriez-vous me dire, dans les commentaires ci-dessous, si cela fonctionne pour vous et dans quels cas ?

Pour accéder à la vidéo « Comment Maîtriser Votre Boîte de Réception E-Mails, 5 Habitudes à Changer ! » Cliquez ici