Dans les articles Délégation et gestion du temps, Comment reconnaître vos singes, et En avez-vous plein le dos ? nous découvrions ce qu’était un singe et comment l’identifier…
Je vous propose de découvrir trois clés pour éviter que les singes des autres ne vous sautent sur l’épaule.
1 – Établissez un « contrat d’assistance à collaborateurs en difficulté » (dans le cadre de sa mission bien sûr)
Ce contrat devra porter impérativement les 3 clauses suivantes ;
Clause N°1 :
Un problème pour lequel un collaborateur vous demande de l’aide ne devient pas pour autant votre problème.
Il est et reste son problème.
Clause N°2 :
Le problème de votre collaborateur doit quitter votre bureau comme il y est entré : sur son épaule (Problème=singe)
Clause N°3 :
Toute aide dans la résolution d’un problème important sera accordée sur rendez-vous au cours duquel vous déterminerez ensemble le « qui fait quoi ».
Rappelez bien à votre collaborateur qu’il n’espère pas d’initiative spontanée de votre part pour résoudre ses problèmes. Dans l’éventualité où l’action à engager vous reviendrait, ce sera le résultat d’une démarche concertée.
2- Donnez ou re-donnez l’initiative à vos collaborateurs et reprenez la maîtrise de votre temps
Prendre l’initiative à la place de vos collaborateurs, c’est renoncer à la maîtrise de votre temps.
Avant de développer l’initiative de vos collaborateurs, encore faut-il que vous la leur ayez donnée.
Chaque fois que vous confiez un projet à un collaborateur, définissez le niveau d’initiative que vous lui accordez. C’est à vous et non à votre collaborateur de définir ces limites.
Si sa marge d’initiative est telle qu’il a du mal à maitriser son projet ; c’est sur votre épaule que le singe se retrouvera…
Évitez de dire « Attendez mes instructions » mais plutôt
« Informez-vous de ce que vous devez faire »,
« Proposez puis, agissez » ! si besoin vous pourrez orienter ses choix.
et pour finir,
« rendez compte dans votre rapport périodique ou plan d’actions »
Pour chaque problème qui quitte votre bureau, assurez-vous qu’un accord clair a été établi,
concernant la date, le lieu et la durée du prochain rendez-vous de suivi, et bloquez ce temps sur votre agenda.
3- Donnez à vos collaborateurs de quoi alimenter leurs singes (Projets)
Apportez leur les moyens dont ils ont besoin pour mener leurs projets ou singes à bon port. Mieux vaut décider d’arrêter un projet plutôt que de le laisser dépérir, faute de suivi. Le cas échéant, vous pourrez le remplacer par un autre projet-singe.
Votre équipe ne pourra pas s’occuper et alimenter un nombre de singes illimité. C’est le temps dont vous disposez pour assurer leur subsistance qui doit déterminer leur nombre.
Effectivement, vos collaborateurs pourront acheminer leur projets-singes à bon port dans de bonnes conditions si et seulement si vous avez le temps d’assurer le suivi de leur alimentation. C’est donc votre disponibilité et non celle de vos collaborateurs qui détermine le nombre de singes susceptibles d’être adoptés par votre équipe.
Votre rôle n’est pas de traquer les projets qui dépérissent pour les alimenter au hasard d’une discussion au détour d’un couloir.
Les projets doivent être suivis de vive voix et vous noterez simplement les observations que vous jugerez nécessaires pour accompagner votre collaborateur.
Un rapport seul sur votre bureau ? Vous voilà avec un singe sur votre épaule.
L’information écrite peut compléter un entretien mais pas le remplacer. Ne dites pas :
« Envoyez-moi une note au sujet du projet Martin » mais plutôt
« apportez moi une note au sujet du projet Martin demain à 9h00. Réservez 1 heure dans votre agenda afin que nous fassions le point ».
Si les notes ou rapports comptent plusieurs pages, demandez une fiche de synthèse ou Fiche Actions, afin de faciliter le dialogue immédiat.
Vous pourrez ainsi veiller à bien laisser la garde du singe à qui de droit.
Pour résumer :
Vous ne travaillez pas POUR vos collaborateurs, vous travaillez AVEC eux.
Le rôle de vos collaborateurs est de mener à bon port les projets que vous leur confiez, ce sont bien leurs singes.
Votre rôle est d’assurer à vos collaborateurs les moyens dont ils ont besoin pour mener à bien leurs projets-singes. Vous veillez à l’alimentation de leurs singes-projets.
Libérez-vous des singes qui ne sont pas les vôtres et retrouvez la maîtrise de votre temps !
De quels singes voudriez-vous vous libérer ?
Parlez-en dans les commentaires ci-dessous nous pourrons peut-être retrouver leurs propriétaires … 😉
Thierry Compagne est consultant et formateur en organisation personnelle. Il partage les astuces et techniques avancées d’organisation personnelle qu’il dispense depuis plus de 10 ans lors de formations et coaching en entreprise.
