Article écrit par Fabien DELOURT (Ostéo mental – Epanessence.com)
Ne vous organisez PAS avant d’avoir répondu à ces 5 questions !
L’organisation personnelle a pris une ampleur phénoménale ces dernières décennies.
Avec l’avènement des livres de Stephen Covey, de David Allen, du développement personnel à la PNL, nous sommes dans une ère où on cherche à optimiser notre temps, à être plus productif, à accomplir notre plein potentiel.
Dans cet article, vous ne trouverez pas d’astuces pour gagner du temps ou une nouvelle application géniale…
Par contre, je vous invite dans une réflexion de fond de votre système d’organisation qui pourrait bien changer toute la façon dont vous allez vous organiser pour le reste de votre vie. Rien que ça !
Qui suis je ?
Je suis Fabien Delcourt, multi-passionné, auteur du livre L’ingrédient secret de la réussite.
Je vis à la campagne et à mes heures perdues je suis maraîcher amateur pour ma propre consommation, éleveur de 6 poulettes au fin fond du Gard.
J’œuvre chaque jour à reprendre ma souveraineté sur tous les plans (psychologique, émotionnel, financier, spirituel).
En une phrase mon métier se résume à être le « shampoing des entrepreneurs »,
un 3 en 1 qui permet de :
vous connaître vraiment,
créer et déployer une activité rentable qui vous ressemble
ET
sortir de la dépendance au Système en reprenant votre souveraineté.
Pourquoi s’organiser ?
Vous êtes ici parce que vous voulez vous organiser.
Vous voulez peut-être gagner du temps ou tout du moins arrêter d’en perdre.
Alors vous cherchez des solutions, des outils, des techniques, pour mieux vous organiser.
Mon expérience m’a prouvé que pour être plus efficient,
on ne peut pas passer à côté de la première étape :
La clarté.
Clarifions ensemble à l’aide de quelques questions :
Pourquoi voulez-vous vous organiser, en quoi est-ce important pour vous ?
Qu’est-ce que vous voulez organiser exactement ?
Qu’est-ce que ça rendrait possible ?
Qu’avez-vous essayé jusqu’à présent ?
Pour quelle raison est-ce que ça n’a pas fonctionné comme vous le vouliez ?
Prendre le temps de se poser avec le « pourquoi » va éclairer le chemin devant vous.
A partir trop vite dans l’action, à vouloir être trop efficace, on en perd l’efficience.
Efficacité versus Efficience
« Il n’y a rien de plus inutile que de faire avec efficacité quelque chose qui ne devrait pas du tout être fait. »
Peter Drucker
L’efficacité est obsédée par le gain de temps, l’optimisation, l’action. Nous sommes dans un siècle qui valorise l’efficacité avec les fameux burn out, dépression, voire suicide à la clé.
L’efficience se concentre sur la loi du moindre effort et la fluidité de l’action. L’efficience s’occupe seulement de ce qui doit être fait, en visant le maximum de résultat possible pour le minimum de ressources investies.
Ce qu’on veut vraiment, c’est être efficient.
En tout cas c’est mon cas !
Voilà pourquoi ces réflexions autour du « pourquoi » de votre organisation sont essentielles :
L’organisation n’est pas une finalité.
Elle n’est qu’un moyen, un véhicule à votre service.
Pourquoi mettre en place une organisation personnelle ?
Parce qu’elle est nécessaire et, si elle n’est pas réalisée consciemment, elle émerge spontanément :
regardez votre disque dur, vos classeurs, dossiers…
Vous avez une organisation spontanée !
Peut-être suboptimale, mais elle existe.
Chacun peut le constater :
pas de structure est pénalisant,
trop de structure tue la structure et enferme.
La juste dose de structure décharge votre tête et
vous aide grandement dans la réalisation de vos projets.
Des techniques au système d’organisation
Quel que soit le domaine, la plupart des gens cherchent des techniques.
Dans le domaine de l’organisation personnelle, ils partent dans la recherche compulsive avec :
– Des applications : onenote, todoist, obsidian, trello…
– Des méthodes : kanban, pomodoro, todolist,…
Ils sautent d’outil en outil, de technique en technique… Sans jamais vraiment réussir à s’organiser avec efficience.
D’ailleurs, peut-être est-ce cela qui vous amène ici aujourd’hui ?
L’organisation n’est pas qu’un assemblage de techniques,
c’est un véritable système qui est à votre service.
Tout comme le corps humain n’est pas un simple assemblage d’organes,
le système d’organisation (SYSTOR comme l’appelle Thierry) n’est pas un simple assemblage d’outils.
Le corps humain est régi par certaines lois : la loi de l’homéostasie, la loi de l’hormèse, la loi de la gravitation…
Tout est régi par des lois universelles.
Le système d’organisation est régi par des lois également :
– l’entropie, le chaos qui remplit nos vies d’informations et de tâches à réaliser…,
– l’interdépendance entre la vie professionnelle, familiale, personnelle, financière, spirituelle… ou encore
– L’inertie, la tendance naturelle à reproduire aujourd’hui ce qu’on a fait hier et le frein naturel à faire autrement,
pour n’en prendre que trois.
Ainsi, votre système d’organisation doit être « biologique »,
c’est-à-dire adapté à la vie humaine au quotidien, au risque de ne jamais fonctionner.
S’il n’est pas applicable ça n’a strictement aucun intérêt !
Le système d’organisation est régi par des lois également :
– l’entropie, le chaos qui remplit nos vies d’informations et de tâches à réaliser…,
– l’interdépendance entre la vie professionnelle, familiale, personnelle, financière, spirituelle… ou encore
– L’inertie, la tendance naturelle à reproduire aujourd’hui ce qu’on a fait hier et le frein naturel à faire autrement,
pour n’en prendre que trois.
Ainsi, votre système d’organisation doit être « biologique »,
c’est-à-dire adapté à la vie humaine au quotidien, au risque de ne jamais fonctionner.
S’il n’est pas applicable ça n’a strictement aucun intérêt !
Depuis 10 ans j’ai souvent entendu parler de « getting things done » de David Allen et j’ai également entendu que personne n’arrivait vraiment à l’appliquer.
Si c’est pour avoir un système trop complexe à intégrer dans sa vie, fut-il génial, quel intérêt ?!
Cadre « prison » ou cadre « soutenant »
Vous l’avez compris, le système d’organisation est soutenant pour votre vie quotidienne, vous aide à vous structurer, à agir dans le sens de ce qui compte pour vous, à ne rien oublier et à diminuer votre charge mentale.
De manière grossière, il y a 2 façons de procéder :
1/ Le cadre « prison » :
vous êtes prisonnier de votre système, vous vous mettez la pression avec des échéances, vous faites tout pour respecter les horaires indiqués quitte à ne pas vous écouter, vous vous en voulez et vous vous sentez coupable quand des tâches n’ont pas été faites, vous accumulez la fatigue, vous êtes obsédé par le résultat…
En fait vous avez oublié que le cadre est à votre service.
Si c’est vous qui êtes au service de votre système (qui est juste un cadre virtuel, mort, créé de toutes pièces par et pour vous !), il y a clairement un problème. Peut-être est-il temps de revenir aux fondamentaux de votre vie : la famille, les amis, la santé, la nature, le jeu, le fun…
2/ Le cadre soutenant :
le système soutient vos projets, vous aide dans votre vie, vous permet d’agir sans vous épuiser, sans vous mettre la pression. Il est la voiture qui vous aide à aller plus vite du point A au point B.
Il est souple, adaptatif : vous pouvez changer les horaires, reporter une tâche… parce que vous savez qu’il est à votre service et non le contraire.
Vous écoutez votre corps, vos signaux internes et vous ajustez en permanence le curseur de votre organisation sur votre état du moment.
Tout l’enjeu consiste à ne pas être prisonnier de votre système et à ne pas être trop laxiste non plus.
En effet, si vous décalez sans cesse une tâche importante, peut-être est-il le moment de vous questionner dessus :
doit-elle vraiment être faite ?
Quel est le prix à payer de ne pas la faire ?
Pour quelle raison la décalez-vous ?
Soit vous n’avez pas vraiment envie et il n’y a pas de conséquence particulière,
auquel cas vous pouvez la supprimer.
Soit il y a un bénéfice caché à ne pas la faire et il serait intéressant de l’identifier pour voir ce qui, en vous, vous empêche d’avancer dessus.
En effet, le système d’organisation ne fera jamais votre comptabilité ou votre déclaration d’impôts à votre place…
3 ingrédients clés pour rester organisé toute votre vie
Pour créer un système d’organisation pérenne, il y a, selon moi,
3 ingrédients que vous devez systématiquement garder à l’esprit :
1/ La simplicité :
Un système complexe donne la garantie de ne jamais être utilisé !
Au plus un système est simple, au moins vous aurez besoin d’énergie
pour le mettre en place et l’entretenir.
Pour avoir un système simple, utilisez moins d’outils et de logiciels, diminuez le nombre de points d’entrées de votre système (messagerie, réseaux sociaux, appareils…).
2/ L’efficience :
On ne veut pas être efficace et faire ce qui ne doit pas être fait. Un système efficient nous permet de nous focaliser sur les actions à fort effet de levier nous permettant de maximiser le résultat avec un minimum de ressources (temps, énergie, argent).
Pour avoir un système efficient, revenez toujours au « pourquoi » vous faites ce que vous faites afin de discerner le prioritaire de l’inutile. Et surtout, revenez au pragmatisme : est-ce que ça marche ? Est-ce que vous arrivez à vos fins ?
3/ Le plaisir :
C’est un ingrédient sous-estimé et souvent peu présent dans l’organisation. Pourtant, quand on a du plaisir dans quelque chose, on a envie d’y revenir. Pensez aux jeux vidéo, aux machines à sous et à tout ce qui crée de la dopamine (sucre, réseaux sociaux…).
Si votre système génère du plaisir, vous aurez envie d’y revenir, de l’utiliser, de le peaufiner, de l’entretenir (et c’est ce que l’on veut !)
Pour avoir un système générant du plaisir, il doit être auto-gratifiant et être suffisamment simple et vous permettre d’avancer dans ce qui compte pour vous.
C’est l’occasion de l’adapter à vous : certains ont besoin qu’il soit beau (avec des dessins, des couleurs…), d’autres qu’il soit utilisable depuis le téléphone…
Pour ma part, en ayant testé de nombreuses approches,
je garde prioritairement le SYSTOR360 de Thierry !
Pas parce que je l’apprécie ou qu’il est compétent,
simplement parce que ça marche.
SYSTOR 360 colle à tout ce dont je parle dans cet article.
Pour résumer
Votre système étant l’extension de vous,
veillez à le garder orienté sur ce qui compte vraiment.
Avant toute démarche d’organisation, revenez aux fondamentaux :
– Pourquoi vouloir un système d’organisation ?
– Dans quel but ?
– En quoi souhaitez-vous que cette structure vous soutienne ?
Au plus c’est clair, au plus vous allez mettre en place une structure à votre service.
Gardez en tête que le système sera toujours à votre service, et surtout pas le contraire !
Par Fabien DELCOURT
Son site Epanessence
Sa chaîne YouTube
Thierry Compagne est consultant et formateur en organisation personnelle. Il partage les astuces et techniques avancées d’organisation personnelle qu’il dispense depuis plus de 10 ans lors de formations et coaching en entreprise.
